Eind 2018 wordt de ledenadministratie gemoderniseerd. Hieronder een nadere toelichting.

Huidige situatie

Er zijn nu verschillende systemen in gebruik voor uiteenlopende taken:

  • WP-Members (en een heleboel aanvullingen) voor de ledenadministratie
  • WP-Invoice (en aanvullingen) voor de facturen
  • Events Manager (Pro) voor de aanmeldingen voor bijeenkomsten

Die systemen sluiten niet goed op elkaar aan. Voorbeeld: als een lid zijn/haar adres wijzigt in de ledenadministratie wordt dat niet automatisch overgenomen in de andere systemen. Nog een voorbeeld: ook al ben je al ingelogd als lid, bij aanmelding voor een bijeenkomst moet je toch nog je adres en dergelijke informatie invullen.

Verder is de huidige situatie erg bewerkelijk voor met name de penningmeester. Alle facturen, dus zowel die voor de contributie, voor deelname aan een workshop waarvoor een bijdrage gevraagd wordt en voor de bordjes en polo’s, moeten handmatig worden aangemaakt en worden opgenomen in de boekhouding. Als de betaling op de factuur binnenkomt moet die handmatig weer worden bijgewerkt in de boekhouding. Soms is dat best een gedoe, als bij de betaling niet duidelijk het factuurnummer wordt vermeld. Helaas komt dat regelmatig voor. En als een factuur niet binnen de betaaltermijn betaald wordt moet de penningmeester daar weer achteraan bellen, mailen, etc.

Ook de ledenadministratie vraagt in de huidige situatie veel onderhoud. Nieuwe leden moeten handmatig worden goedgekeurd, en afmeldingen moeten worden verzameld en aan het eind van het jaar ook weer handmatig worden verwerkt. Alle handmatige acties vragen tijd en inzet van de bestuursleden, en geven kans op fouten.

Nieuwe situatie

De bestaande systemen en die hele kerstboom aan extra plugins worden vervangen door één systeem, gebaseerd op WooCommerce. Deze software wordt gebruikt op miljoenen webshops over de hele wereld. Uitstekend gedocumenteerd, heel veel mogelijkheden voor uitbreidingen, goede ondersteuning. We hebben dit natuurlijk uitgebreid getest, en dit lijkt een ideale oplossing te zijn. Wat ga je er van merken?

  • het lidmaatschap koop je als een ‘product’ in de webshop. Die betaal je meteen via iDEAL (of een andere online betaalmogelijkheid) en je ontvangt de factuur in de e-mail. De ledenlijst en het kaartje met alle leden worden direct automatisch bijgewerkt. Nieuwe leden ontvangen meteen hun wachtwoord om te kunnen inloggen.
  • het lidmaatschap eindigt op 31 december. 1 maand van tevoren krijg je hier een mail over, en je kunt je lidmaatschap meteen verlengen door het lidmaatschap voor volgend jaar te bestellen. Na 31 december krijg je, indien van toepassing, bericht dat je lidmaatschap is beëindigd. (Er is een statutenwijziging in voorbereiding waardoor het lidmaatschap wordt losgekoppeld van het kalenderjaar. Het lidmaatschap blijft 1 jaar, maar eindigt 1 jaar na aanmelding.)
  • als het lidmaatschap niet wordt verlengd verdwijnt automatisch de vermelding op het kaartje en de ledenlijst, en kan niet meer als lid worden aangemeld voor een bijeenkomst.
  • inschrijven voor een bijeenkomst gaat op vergelijkbare wijze. Niet-leden betalen hier meteen hun bijdrage en krijgen de factuur direct in de mail. Leden die ingelogd zijn krijgen een korting (meestal 100%, als de bijeenkomst gratis is voor leden).
  • bestellen van polo’s, bordjes en de folderpakketten gaat ook via de webshop. Deze artikelen zijn uitsluitend te bestellen door leden.
  • leden kunnen hun gegevens zelf aanpassen (net als nu), maar dan is dat meteen ook geregeld voor de facturatie, de aanmeldingen voor de bijeenkomsten, de ledenlijst en het kaartje, etc.

Overgangssituatie

Eind november wordt de nieuwe software op de website geïnstalleerd en ingericht. De leden die hun contributie over 2018 betaald hebben en zich niet hebben afgemeld als lid worden in het nieuwe systeem opgenomen als lid, en krijgen op 1 december bericht hoe ze hun lidmaatschap kunnen verlengen. Nieuwe leden kunnen zich op dezelfde manier inschrijven.

Aan de bijeenkomsten wordt de mogelijkheid toegevoegd om je aan te melden. Je kunt je alleen als lid aanmelden voor een bijeenkomst als je het lidmaatschap voor dat jaar hebt betaald. De polo’s, bordjes en folderpakketten worden ook als producten toegevoegd aan de shop.

Hoewel alles zoveel mogelijk is getest kunnen er natuurlijk altijd problemen opduiken. Als je wat tegenkomt: neem rechtstreeks contact op met de webmaster (martin@kroonmarketing.nl, 06-1888 6119) en dan wordt het zo snel mogelijk opgelost.

Leave a Reply

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.